چک لیست جامع: از برنامهریزی تا اجرا، جلساتی که نتیجه میدهند
روزنو : برگزاری یک جلسهی کاری موفق نیازمند برنامهریزی دقیق و توجه به جزئیات است و یکی از چالشهای اصلی مدیران، مدیریت صحیح این رویدادها است. تمامی مراحل برگزاری جلسات، از تعیین هدف جلسه تا تنظیم فضا و تهیه وسایل پذیرایی، اهمیت خاص خود را دارند و باید به دقت مورد توجه قرار گیرند.
برگزاری یک جلسهی کاری موفق نیازمند برنامهریزی دقیق و توجه به جزئیات است و یکی از چالشهای اصلی مدیران، مدیریت صحیح این رویدادها است. تمامی مراحل برگزاری جلسات، از تعیین هدف جلسه تا تنظیم فضا و تهیه وسایل پذیرایی، اهمیت خاص خود را دارند و باید به دقت مورد توجه قرار گیرند.
در واقع اگر جلسات، بدون برنامهریزی و هدف مشخص برگزار شوند، خروجی قابلتوجهی نخواهند داشت و حتی ممکن است منجر به اتلاف وقت، سردرگمی شرکتکنندگان و کاهش بهرهوری شوند. در این مقاله، چکلیستی کامل برای برگزاری جلسات کاری ارائه خواهیم داد که بررسی و رعایت آنها به شما کمک میکند تا همه چیز را از پیش آماده کرده و خروجی مطلوبی داشته باشید.
کارهایی که برای برگزاری یک جلسه کاری مطمئن باید انجام دهید…
برای برگزاری یک جلسه کاری باید موارد مختلفی را مد نظر قرار دهید. در ادامه به مواردی اشاره خواهیم کرد که به شما در برگزاری بهتر این جلسات کمک خواهند کرد. با استفاده از این چک لیست، میتوانید جلساتی حرفهای و اثربخش برگزار کنید که هم از نظر محتوایی و هم از نظر تجربه شرکتکنندگان، موفقیتآمیز باشند. آمادهسازی دقیق، هماهنگی مناسب و توجه به جزئیات (مانند وسایل پذیرایی) میتوانند تاثیر زیادی روی نتایج جلسه و میزان رضایت افراد داشته باشد.
تعیین هدف و دستور جلسه
قبل از هر چیز، تعیین هدف جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است. آیا میخواهید تصمیمهای جدیدی را برای پیشرفت شرکت بگیرید؟ یا در نظر دارید مشکلات موجود در مجموعه را حل و فصل کنید؟ شاید هم هدف شما از برگزاری این جلسه، آموزش و ارائه اطلاعات جدید به کارمندان باشد.
سپس دستور جلسهای بر اساس هدف اصلی تنظیم کرده و موضوعاتی که قرار است در طول جلسه مطرح کنید را به صورت یک لیست کامل یادداشت کنید. به این ترتیب، مسیر جلسه به سمتی که میخواهید پیش خواهد رفت.
تعیین افرادی مشخص برای شرکت در جلسه
لیستی از افرادی که باید در جلسه حضور داشته باشند را تهیه کنید. اگر برخی از این افراد قرار است به صورت آنلاین شرکت کنند، ابزارهای لازم برای ارتباط را فراهم کنید. در نهایت، در صورت نیاز، دعوتنامههایی شامل زمان، مکان، دستور جلسه و لینک حضور آنلاین را برای هر یک از شرکتکنندگان بفرستید. این کار به هماهنگی و موفقیت بیشتر جلسه کمک خواهد کرد.
آمادهسازی مکان مورد نظر برای برگزاری جلسه
فضای برگزاری جلسه باید با تعداد شرکتکنندگان و نوع جلسه هماهنگ باشد. حتما قبل از شروع، تعداد صندلیها و تجهیزات لازم را بررسی کنید. همچنین، پروژکتور، تخته وایتبرد و سایر وسایل مورد نیاز را آماده کرده و به سیستم تهویه، نورپردازی و دمای محیط هم توجه داشته باشید. در صورتی که جلسه به صورت آنلاین برگزار میشود، حتما اتصالات اینترنت و ابزارهای ارتباطی را پیش از شروع تست کنید تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
خرید وسایل پذیرایی متناسب با فضا و موقعیت
مدت زمان جلسه و زمان برگزاری آن از اهمیت ویژهای برخوردار است. اگر جلسه در صبح برگزار میشود، پیشنهاد میکنیم آیتمهای صبحانه مانند قهوه، چای، کیک و میوه را برای پذیرایی در نظر بگیرید. برای جلسات عصر، میانوعدههایی مانند آجیل، شیرینی یا آبمیوه گزینههای مناسبی هستند. همچنین، برای صرفهجویی در هزینهها، میتوانید محصولات تک نفره مانند آبمیوه تک نفره و آب معدنی های کوچک را به صورت عمده خریداری کنید. این کار نه تنها به کاهش هزینهها کمک میکند، بلکه راحتی و رضایت شرکتکنندگان را نیز به همراه خواهد داشت.
مدیریت زمان برگزاری جلسه
یکی از مشکلات رایج در جلسات، طولانی شدن بیش از حد آنها است. برای جلوگیری از این موضوع، تعیین یک نفر به عنوان مدیر جلسه ایده خوبی است تا زمانبندی را کنترل کند. همچنین، در نظر گرفتن یک بازه زمانی مشخص برای شروع و پایان جلسه بسیار مهم است. در صورت لزوم، اگر صحبتها به طول انجامید، میتوانید موارد اضافی را به جلسات آینده موکول کنید.
پیگیری پس از جلسه
پس از پایان جلسه، یک صورت جلسه شامل تصمیمات و وظایف مشخص شده تهیه کنید. همچنین، بازخورد شرکتکنندگان را درباره جلسه دریافت و در صورت نیاز به تغییر، از آنها کمک بگیرید. به علاوه وظایفی که در طول جلسه برای هر فرد تعیین کردهاید را پیگیری و از انجام آنها اطمینان حاصل کنید.
خرید انواع وسایل پذیرایی برای برگزاری جلسات حرفهای از فروشگاه اینترنتی هایکا
هایکا برای تهیهی کالاهای مورد نیاز برای بخش پذیرایی در یک جلسه کاری موفق، بهترین انتخاب است. ارسال سریع کالاها به تهران و شهرهای اطراف در همان روز سفارش، تضمین میکند که هیچ کمبودی در جلسه شما وجود نداشته باشد. همچنین، اگر نیاز به مشورت درباره خرید محصولات دارید، تیم پشتیبانی ۲۴ ساعته آن، همیشه آماده پاسخگویی است.
البته ارسال به سراسر ایران نیز توسط هایکا انجام میشود و بنابراین در هر مکانی به محصولات موجود در فروشگاه دسترسی خواهید داشت. این پلتفرم آنلاین برای کالاهای عمده و تک خود، یک قیمت مشخص و ثابت را در نظر گرفته و به همین دلیل، تجربهای مقرون به صرفه از خرید برای شما فراهم کرده است.
متن کامل خبر را از اینجا ببینید
منبع خبر (روزنو ) است و سایت جو در قبال محتوای آن هیچ مسئولیتی ندارد. چنانچه محتوا را شایسته تذکر میدانید، خواهشمند است کد خبر را همراه با ذکر موضوع به ایمیل سایت جو ارسال بفرمایید.
برچسب ها :
ناموجود- نظرات ارسال شده توسط شما، پس از تایید توسط مدیران سایت منتشر خواهد شد.
- نظراتی که حاوی تهمت یا افترا باشد منتشر نخواهد شد.
- نظراتی که به غیر از زبان فارسی یا غیر مرتبط با خبر باشد منتشر نخواهد شد.
ارسال نظر شما
مجموع نظرات : 0 در انتظار بررسی : 0 انتشار یافته : ۰